Personeel is duur
Personeel is binnen bedrijven vaak de grootste kostenpost. De overheid komt bedrijven daarom tegemoet met subsidieregelingen en belastingvoordelen. Bent u op de hoogte van de subsidies en belastingvoordelen waar u recht op heeft voor uw personeel? En hoe u deze het beste kunt aanvragen? Wij hebben 5 redenen waarom subsidieaanvragen mis gaan, voor u op een rij gezet.

1. Informatie bij de subsidieaanvraag is incompleet

Een fout die veel wordt gemaakt is het indienen van een incompleet aanvraagformulier. Dit komt veel voor wanneer bedrijven niet op de hoogte zijn van de mogelijkheden omtrent subsidies. Onder het mom van “misschien hebben wij recht op” wordt snel een formulier ingevuld en ingediend. Wij raden u aan gebruik te maken van subsidies aanvragen in 4 stappen om zo fouten te voorkomen.

Wanneer een fout in het aanvraagformulier wordt gemaakt of gegevens ontbreken, dan zijn de mogelijkheden om dit recht te zetten niet of nauwelijks aanwezig. U moet dan rekening houden met een beperkt hersteltermijn. Alleen wanneer een aanvraag volledig is, kan deze in behandeling worden genomen.


Subsidieaanvraag regelen

2. Subsidieaanvraag wordt buiten het indientermijn ingeleverd

De termijn waarop een subsidie kan worden aangevraagd verschilt per subsidieregeling. Voor projecten geldt dat de subsidie vóór de start van het project dient te worden aangevraagd. Soms kan dit ook nog een beperkte tijd achteraf. Het is belangrijk dat als u zich bezig houdt met subsidies, u goed de termijnen in de gaten houdt. Op tijd beginnen met oriënteren is dan ook het advies, wanneer bekend wordt dat u iets gaat ondernemen in de toekomst waar wellicht subsidies voor zijn, oriënteer u dan gelijk. Te laat beginnen kan er zomaar voor zorgen dat u bedragen misloopt, die u natuurlijk graag had ontvangen. Veel subsidiepotjes werken met een vaste termijn waarbinnen subsidieaanvragen kunnen worden ingediend en andere potjes werken met het principe “zolang de voorraad strekt”. Het is dan dus ook belangrijk tijdig uw aanvraag in te dienen, om te voorkomen dat anderen u voor zijn. ]

3. Formulier subsidieaanvraag wordt beroerd ingevuld

U kunt het u zich wellicht lastig voorstellen, maar de manier waarop een aanvraagformulier wordt ingevuld kan veel invloed hebben op het succes ervan. We kunnen het niet genoeg benadrukken! Zorg voor een goede voorbereiding van uw aanvraag. Lees hoe u subsidieaanvraag in 4 stappen kunt doen en voorkom dat uw aanvraag slordig en vluchtig wordt ingevuld.

Het is namelijk zo dat elke subsidieaanvraag handmatig wordt bekeken. Door een slordig of langdradig ingevuld formulier kunnen de volgende situaties zich voordoen:

 

  • Er loopt vertraging op, waardoor u later beschikking heeft over uw geld.

  • Aanvragen van andere bedrijven worden eerst behandeld waardoor uw aanvraag niet of pas laat in behandeling wordt genomen.

  • Aanvraag roept vragen op, er vindt misinterpretatie plaats en een tweede kans om iets toe lichten is er niet.

4. De-minimisgrens  wordt overschreden

Wanneer bedrijven van verschillende subsidieregelingen gebruik maakt, is er door de overheid een maximumgrens bepaald, de zogeheten ‘de-minimisgrens’. Deze grens is bepaald om staatsteun te voorkomen. Vaak staat bij een subsidieregeling in de voorwaarden aangegeven, dat de-minimisverordening van toepassing is of dat een de-minimisverklaring meegestuurd moet worden in de aanvraag. De-minimisgrens verschilt per sector en wordt over het algemeen niet al te vaak gehaald, echter kan dit bij grote bedrijven weldegelijk voorkomen. Over het algemeen geldt een de-minimisgrens van €200.000 over 3 boekjaren en de aanvrager is zelf verantwoordelijk om te toetsen of de grens in het geding komt. Op de grens gelden echter enkele uitzonderingen, zo is de-minimisgrens in de landbouw slechts €30.000 over 3 boekjaren, maar ligt de grens bij bedrijven binnen ‘Diensten van Algemeen Economisch Belang’ op maar liefst €500.000. Zorg er dus voor dat u goed op uw financiële administratie let en bekijkt of u misschien de grens gaat overschrijden. Mocht u deze grens overschrijden, dan kan dit leiden tot het achteraf moeten terugbetalen van de onjuist ontvangen subsidie. Dit kan grote problemen veroorzaken in uw financiële administratie.

5. Gemaakte of te maken kosten worden onjuist gerapporteerd

Veel subsidieregelingen maken gebruik van zogeheten ‘subsidiabele kosten’. Dit zijn kosten waarbij gebruik wordt gemaakt, van een percentage om het aan te vragen subsidiebedrag te bepalen. Het is zeer belangrijk dat u zorg draagt dat de gemaakte kosten onder deze term, bij aanvraag kloppen met de beschrijving die genoemd wordt in de subsidieregeling. Wanneer u toch slordig omgaat met deze kosten, krijgt u te maken met een verlaging van de aan te vragen subsidie.

Hiernaast bestaan er regelingen die werken met een zogenoemde ‘publiek-private co financiering van projecten’, in plaats van een subsidie. Vanuit de zakelijke markt mogen hier regelmatig arbeidsuren als onderdeel van de co financiering worden opgevoerd. Let hierbij op de opgegeven richtlijnen voor het uurtarief en wijk hier niet van af. Dit om discussie en eventuele teleurstelling achteraf te voorkomen bij het vaststellen van de co financiering na het afronden van een project.

Begin op tijd en zorg dat u weet waar u recht op hebt!

Wij hopen dat u nu beter op de hoogte bent van veelvoorkomende problemen bij subsidieaanvraag. Het blijft een heel karwei om alle subsidieregelingen door te spitten en deze naast uw financiële- of salarisadministratie te houden. Met de Basset bedrijfsscan ziet u makkelijk en relatief snel of u geld misloopt. Bekijk onze andere blogs als u bijvoorbeeld benieuwd bent naar hoe u meer uit premies binnen salarisadministratie kunt halen.